Privacyverklaring CALM Designs

Versie: augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

CALM Designs V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

CALM Designs V.O.F.
Bolderweg 4D
8243 RD Lelystad
Nederland

Telefoonnummer: 06 34202782
E-mailadres: info@calmdesigns.nl
Website: www.calmdesigns.nl
KvK-nummer: 93547285
Btw-nummer: NL866445262B01

Voor vragen over privacy of het gebruik van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@calmdesigns.nl.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van:

bezoekers van onze website;
klanten en potentiële klanten;
consumenten en zakelijke opdrachtgevers;
personen die een offerte aanvragen;
personen die een bestelling plaatsen;
bezoekers van onze showroom;
leveranciers en zakelijke relaties;
personen die contact met ons opnemen;
ontvangers van onze nieuwsbrief;
personen die een klacht, retouraanvraag of garantieclaim indienen;
personen met wie wij via WhatsApp of sociale media communiceren.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met CALM Designs kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens

voor- en achternaam;
bedrijfsnaam;
contactpersoon;
adres;
postcode en woonplaats;
aflever- en montageadres;
factuuradres;
telefoonnummer;
e-mailadres;
KvK- en btw-nummer van zakelijke klanten.

Offerte- en opdrachtgegevens

gegevens uit een offerteaanvraag;
gekozen producten, kleuren en materialen;
gewenste werkzaamheden;
afmetingen en aantallen;
informatie over de trap, vloer, woning of werkplek;
gewenste montage- en leverdatum;
opmerkingen en bijzondere instructies;
schriftelijke akkoordverklaringen;
afspraken over meerwerk;
communicatie over planning en uitvoering.

Foto’s en technische informatie

Voor het beoordelen, inmeten of uitvoeren van een opdracht kunnen wij ontvangen of maken:

foto’s van een trap, vloer of ruimte;
foto’s van beschadigingen of gebreken;
maten en technische gegevens;
informatie over de bestaande ondergrond;
informatie over vocht, vloerverwarming, elektra of constructie;
foto’s die nodig zijn voor een klacht of garantieonderzoek.

Wij vragen u om persoonlijke documenten, personen en andere niet-relevante informatie zo veel mogelijk buiten beeld te houden.

Wij gebruiken projectfoto’s waarop een woning of andere herkenbare informatie zichtbaar is niet voor openbare reclame zonder toestemming of zonder deze voldoende anoniem te maken.

Bestel- en betalingsgegevens

bestelde producten en diensten;
order- en factuurnummer;
orderdatum;
prijs en btw;
betaalmethode;
betaalstatus;
gegevens over een terugbetaling;
rekeningnummer wanneer dit nodig is voor een betaling of terugbetaling;
gegevens die onze betaalprovider aan ons doorgeeft.

CALM Designs ontvangt niet noodzakelijk alle volledige betaalgegevens, zoals een volledig creditcardnummer. Betalingen kunnen worden verwerkt door Mollie of een andere betaalprovider.

Leverings- en montagegegevens

afleveradres;
montageadres;
bereikbaarheid en parkeersituatie;
afgesproken datum en tijd;
naam van de aanwezige contactpersoon;
informatie over een mislukte levering;
opleverpunten;
uitgevoerde werkzaamheden;
gegevens over meerwerk;
onderhouds- en garantiegegevens.

Communicatiegegevens

e-mailberichten;
WhatsApp-berichten;
contactformulieren;
telefoonaantekeningen;
klachten;
retouraanvragen;
garantieclaims;
communicatie via sociale media;
voorkeuren en afspraken die voor de dienstverlening relevant zijn.

Website- en apparaatgegevens

Afhankelijk van uw cookiekeuze kunnen wij onder andere verwerken:

IP-adres;
browsertype;
apparaattype;
besturingssysteem;
bezochte pagina’s;
datum en tijd van het bezoek;
verwijzende website;
klik- en navigatiegedrag;
globale locatiegegevens;
cookie-identificatoren;
advertentie- en campagnegegevens;
gegevens over ingevulde formulieren en afgeronde bestellingen.

Meer informatie hierover staat in ons cookiebeleid.

Nieuwsbriefgegevens

naam;
e-mailadres;
datum van aanmelding;
verleende toestemming;
nieuwsbriefvoorkeuren;
uitschrijving;
eventueel openen van en klikken in nieuwsbrieven, wanneer daarvoor toestemming is verleend en dit technisch wordt bijgehouden.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Offertes en advies

Wij gebruiken uw gegevens om:

uw aanvraag te beoordelen;
contact met u op te nemen;
advies te geven;
een prijsberekening te maken;
een offerte op te stellen;
producten, hoeveelheden en werkzaamheden te bepalen;
een afspraak voor inmeten of showroombezoek te maken.

Uitvoering van overeenkomsten

Wij gebruiken uw gegevens om:

bestellingen te verwerken;
materialen te bestellen;
betalingen te verwerken;
producten te leveren;
montagewerkzaamheden te plannen;
trap- en vloerrenovaties uit te voeren;
meerwerk af te stemmen;
de werkzaamheden op te leveren;
facturen en orderbevestigingen te versturen.

Klantenservice

Wij verwerken gegevens om:

vragen te beantwoorden;
afspraken te wijzigen;
retouren te behandelen;
klachten te onderzoeken;
garantieclaims af te handelen;
onderhoudsadvies te geven;
contact te onderhouden over een lopende opdracht.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor:

financiële administratie;
belastingaangiften;
facturatie;
debiteurenbeheer;
boekhouding;
naleving van fiscale bewaarplichten;
behandeling van juridische geschillen;
voorkoming en onderzoek van fraude.

Nieuwsbrieven en marketing

Met toestemming kunnen wij uw e-mailadres gebruiken voor:

nieuwsbrieven;
aanbiedingen;
acties;
nieuwe collecties;
informatie over producten en diensten.

Wanneer de wet dit toestaat, kunnen wij bestaande klanten informeren over vergelijkbare eigen producten of diensten. Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om u af te melden.

Websiteverbetering en statistieken

Met noodzakelijke cookies en, waar vereist, uw toestemming gebruiken wij gegevens om:

de website goed te laten functioneren;
bestellingen en formulieren te verwerken;
storingen te onderzoeken;
bezoekersaantallen te meten;
pagina’s en navigatie te verbeteren;
het succes van campagnes te beoordelen;
relevante advertenties te tonen;
misbruik en fraude te voorkomen.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Uitvoering van een overeenkomst

Deze grondslag gebruiken wij wanneer gegevens nodig zijn voor:

een bestelling;
een offerte;
een montageopdracht;
levering;
betaling;
klantenservice;
garantie en klachtenafhandeling.

Voorbereiding van een overeenkomst

Wanneer u een offerte, advies of afspraak aanvraagt, verwerken wij gegevens om op uw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst.

Wettelijke verplichting

Wij moeten bepaalde gegevens verwerken en bewaren voor onder andere onze financiële administratie, belastingverplichtingen en wettelijke garantierechten.

Toestemming

Wij vragen toestemming voor onder andere:

nieuwsbrieven, wanneer toestemming vereist is;
tracking- en advertentiecookies;
bepaalde analytische cookies;
het openbaar gebruiken van herkenbare projectfoto’s;
andere verwerkingen waarvoor toestemming wettelijk vereist is.

U kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang voor:

beveiliging van onze website;
fraudepreventie;
verbetering van onze dienstverlening;
administratie en bewijs van afspraken;
behandeling van juridische geschillen;
direct marketing aan bestaande klanten wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Wij wegen daarbij ons belang af tegen uw privacybelang.

6. Hoe ontvangen wij uw gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens:

rechtstreeks van u;
via onze website;
via offerte- en contactformulieren;
via onze webshop;
per e-mail of telefoon;
via WhatsApp;
tijdens een showroombezoek;
tijdens inmeten, levering of montage;
via Mollie bij betalingen;
via zakelijke opdrachtgevers voor wie wij montage uitvoeren;
via leveranciers of samenwerkingspartners wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is;
via Google, Meta of andere advertentieplatforms, afhankelijk van uw instellingen en toestemming.

Wanneer een zakelijke opdrachtgever uw gegevens aan ons verstrekt, moet die opdrachtgever bevoegd zijn deze gegevens met ons te delen.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u toestemming heeft gegeven.

JouwWeb

Onze website en webshop worden aangeboden via JouwWeb. JouwWeb kan technische en administratieve gegevens verwerken die nodig zijn voor hosting, formulieren, webshopfunctionaliteit en websitestatistieken.

Mollie

Voor online betalingen maken wij gebruik van Mollie. Mollie verwerkt betaal- en transactiegegevens om betalingen uit te voeren, fraude te voorkomen en aan financiële verplichtingen te voldoen.

Op de verwerking door Mollie is ook de privacyverklaring van Mollie van toepassing.

Visma

Wij gebruiken Visma voor boekhouding, administratie en facturatie. Hiervoor kunnen klant-, factuur-, betalings- en contactgegevens in Visma worden opgeslagen.

Banken en kaartmaatschappijen

Bij betalingen kunnen gegevens worden verwerkt door banken, iDEAL | Wero, Visa, Mastercard en andere betrokken betaaldienstverleners.

Leveranciers en bezorgpartijen

Wanneer dit nodig is om een bestelling uit te voeren, kunnen wij noodzakelijke gegevens delen met:

producenten;
groothandels;
leveranciers;
transporteurs;
bezorgdiensten.

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor bestelling, levering of service.

Monteurs en zakelijke partners

Wanneer derden namens ons werkzaamheden uitvoeren, kunnen zij toegang krijgen tot noodzakelijke gegevens, zoals naam, adres, contactgegevens en informatie over de opdracht.

Google

Wij kunnen gebruikmaken van diensten van Google, waaronder:

Google Analytics;
Google Ads;
Google Maps;
YouTube;
Google-diensten voor campagnemeting.

Bij niet-noodzakelijke cookies worden deze diensten pas geactiveerd nadat toestemming is gegeven, voor zover dit technisch en wettelijk vereist is.

Meta en WhatsApp

Wij kunnen gebruikmaken van:

Meta/Facebook Pixel;
Facebook;
Instagram;
WhatsApp.

Wanneer u via WhatsApp contact opneemt, verwerkt WhatsApp of Meta eveneens gegevens volgens het eigen privacybeleid. Deel via WhatsApp bij voorkeur geen bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens.

De Meta Pixel wordt alleen gebruikt nadat toestemming voor marketingcookies is gegeven, voor zover toestemming wettelijk vereist is.

Overheid en professionele adviseurs

Wij kunnen gegevens delen met:

Belastingdienst;
toezichthouders;
politie of justitie;
deurwaarders en incassobureaus;
accountants;
boekhouders;
verzekeraars;
juridische adviseurs.

Dit gebeurt alleen wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

8. Verwerkersovereenkomsten

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens CALM Designs verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over:

vertrouwelijkheid;
beveiliging;
gebruiksdoeleinden;
bewaartermijnen;
verwijdering van gegevens;
inschakeling van andere dienstverleners;
melding van beveiligingsincidenten.

9. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers, zoals Google en Meta, kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken wij of onze dienstverleners een wettelijk toegestane doorgiftemethode, zoals:

een adequaatheidsbesluit;
goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
aanvullende beveiligingsmaatregelen; of
een andere geldige wettelijke grondslag.

Ondanks deze maatregelen kan het beschermingsniveau buiten de EER verschillen van dat binnen de Europese Unie.

10. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Offerteaanvragen zonder opdracht

Gegevens van offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren wij maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een geschil of met toestemming.

Klant-, opdracht- en garantiegegevens

Gegevens over uitgevoerde opdrachten bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit nodig is voor:

garantie;
wettelijke rechten;
klachten;
bewijs van afspraken;
mogelijke juridische vorderingen.

Administratieve gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer deze onder een fiscale bewaarplicht vallen.

Financiële administratie

Facturen, betalingen en andere gegevens die tot onze financiële administratie behoren, bewaren wij in beginsel minimaal zeven jaar voor zover dit wettelijk vereist is.

Contactformulieren en correspondentie

Algemene correspondentie bewaren wij maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij het bericht onderdeel is van een opdracht, klacht, garantiezaak of juridische procedure.

Nieuwsbrief

Nieuwsbriefgegevens bewaren wij totdat u zich afmeldt of toestemming intrekt. Na afmelding kunnen wij het e-mailadres beperkt bewaren op een uitsluitingslijst om te voorkomen dat opnieuw onbedoeld berichten worden verstuurd.

Klachten en geschillen

Gegevens over klachten en geschillen bewaren wij zolang de zaak loopt en daarna gedurende de toepasselijke wettelijke verjarings- en bewaartermijnen.

Website- en cookiegegevens

De bewaartermijn verschilt per cookie en gebruikte dienst. De actuele termijnen staan waar mogelijk in het cookiebeleid of de cookie-instellingen.

11. Nieuwsbrief en afmelden

U ontvangt onze nieuwsbrief wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld of wanneer wij u volgens de wet over vergelijkbare eigen diensten mogen informeren.
Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldmogelijkheid.
U kunt zich ook afmelden via info@calmdesigns.nl.
Na afmelding ontvangt u geen nieuwe nieuwsbrief, behalve noodzakelijke berichten over een bestaande bestelling of overeenkomst.
Het intrekken van nieuwsbrief toestemming heeft geen gevolgen voor service- en transactieberichten.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Deze kunnen worden onderverdeeld in:

noodzakelijke en functionele cookies;
voorkeurscookies;
analytische cookies;
marketing- en trackingcookies;
cookies van externe media, zoals YouTube en Google Maps.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming via de cookiebanner.

U kunt uw keuze later aanpassen via de cookie-instellingen. Meer informatie staat in het afzonderlijke cookiebeleid.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

CALM Designs neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen hebben.

Betaaldienstverleners kunnen wel geautomatiseerde controles uitvoeren om fraude en betalingsrisico’s te beoordelen. Op deze controles kan het privacybeleid van de betreffende betaaldienstverlener van toepassing zijn.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;
onbevoegde toegang;
misbruik;
ongewenste openbaarmaking;
wijziging;
vernietiging.

Onze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

beveiligde accounts en wachtwoorden;
tweestapsverificatie waar beschikbaar;
beperkte toegangsrechten;
beveiligde verbindingen;
actuele software;
back-ups;
afspraken met dienstverleners;
zorgvuldige omgang met documenten;
periodieke controle van toegangsrechten.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Vermoedt u misbruik of een beveiligingsincident? Neem dan direct contact op via info@calmdesigns.nl.

15. Datalekken

Wanneer sprake is van een datalek, onderzoeken wij:

welke gegevens betrokken zijn;
wat de mogelijke gevolgen zijn;
welke maatregelen nodig zijn;
of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is;
of betrokken personen moeten worden geïnformeerd.

Wij registreren datalekken voor zover de wet dit vereist.

16. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking;
toestemming in te trekken;
gegevens te laten overdragen;
bezwaar te maken tegen direct marketing;
informatie te ontvangen over geautomatiseerde besluitvorming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@calmdesigns.nl.

Vermeld bij uw verzoek duidelijk welk recht u wilt uitoefenen. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet automatisch een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. In dat geval informeren wij u daarover.

17. Bezwaar tegen direct marketing

U kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

Na uw bezwaar stoppen wij met het gebruik van uw gegevens voor dat doel. Noodzakelijke communicatie over bestellingen, betalingen, werkzaamheden en garantie kan wel doorgaan.

18. Klacht over privacy

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@calmdesigns.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

19. Links en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar externe websites, waaronder websites van leveranciers, Google, YouTube, Meta en WhatsApp.

CALM Designs is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van externe partijen. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende organisatie.

20. Persoonsgegevens van kinderen

Onze producten en diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wanneer u vermoedt dat wij dergelijke gegevens hebben ontvangen, kunt u contact opnemen via info@calmdesigns.nl.

21. Wijzigingen in deze privacyverklaring

CALM Designs mag deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

onze dienstverlening verandert;
de website wordt gewijzigd;
wij andere systemen gebruiken;
wet- of regelgeving verandert;
een toezichthouder nieuwe richtlijnen publiceert.

De actuele versie staat op www.calmdesigns.nl. Bovenaan de verklaring staat de datum van de meest recente versie.